Voor de gemeente Midden-Drenthe mochten wij een volledige raadsvergaderopstelling faciliteren tijdens de grondige vernieuwing van de audiovisuele apparatuur in de raadzaal van het gemeentehuis in Beilen. Dankzij onze ervaring bij andere gemeenteraadsvergaderingen, waar wij werken met een complex, zelf geprogrammeerd systeem, kregen wij het vertrouwen om ook hier een tijdelijke oplossing te realiseren.

Omdat de verbouwing ingrijpend was, bouwden we acht keer in drie verschillende dorpshuizen de ruimte om tot volwaardige raadzalen. Elke locatie werd zorgvuldig ingericht zodat de vergaderingen soepel, professioneel en herkenbaar konden doorgaan. Elk raadslid kreeg een eigen microfoon, het publiek kon alles goed volgen dankzij audioversterking, en via 2 afkijkschermen van 75 inch werden de agenda en presentaties duidelijk weergegeven. Ook het beëdigen van een nieuwe wethouder, commissieleden en fractieondersteuners kon op deze manier openbaar plaatsvinden. De vergaderingen werden bovendien live uitgezonden met drie PTZ-camera’s, zodat ook online belangstellenden niets hoefden te missen.

De technische infrastructuur achter deze tijdelijke raadzalen was indrukwekkend. In totaal zijn er 26 microfoons aangesloten, 6 luidsprekers geplaatst en 3 PTZ-camera’s geïntegreerd in het systeem. Voor de bekabeling werd meer dan 100 meter signaalkabel gebruikt, 60 meter stroomkabel en 90 meter tijdelijke ringleiding. Daarnaast werd er maar liefst 210 meter aan netwerkkabel en 48 meter videokabel gelegd om een haarscherp beeld en een stabiele verbinding te garanderen. Naast het internet van de locatie zelf werd een 5G-backupnetwerksysteem opgezet dat naadloos het signaal overneemt mocht de verbinding van de locatie wegvallen.

Voor deze opstelling ontwierpen we een speciaal regiemeubel waarmee we via onze software eenvoudig raadsleden kunnen benoemen, camerastandpunten opslaan en automatisch naambalken toevoegen aan de videostream. Zo komt iedere spreker op het juiste moment goed in beeld en verloopt alles strak geregisseerd.

We kijken terug op een fantastische samenwerking met de gemeente Midden-Drenthe. De positieve reacties en complimenten die we hebben ontvangen, bevestigen dat techniek pas echt waarde krijgt wanneer het mensen samenbrengt. Wij bedanken de gemeente hartelijk voor het vertrouwen en de prettige samenwerking.